ADMINISTRADORA DE DOCUMENTOS LIMITADA

Filebox Ltda. es una organización creada el año 2007, de Servicios Administrativos Contables y de Documentos, para brindar la función de Administración Integral del Archivo del departamento de Contraloría de Finning y su respectivo bodegaje.

En forma genérica, comúnmente los Sistemas de Administración de Documentos, controlan el período de vida de un documento en las organizaciones.

Esto dice relación con la: creación, clasificación, publicación, exportación, el quien y cuando usa o elimina un documento entre numerosos estados o categorías posibles de determinar.

Un Sistema de Administración eficaz debe integrarse a todos los sistemas y procesos que usa la organización, por lo que debe ser flexible y sencillo de usar.

Un Sistema de Administración de Documentos, favorece la búsqueda y distribuye la información a todos los niveles de la organización, cuidando la seguridad de la misma.

Son numerosas las actividades asociadas a la gestión y control de documentos durante el período de vida. Muchas tareas/procesos estan automatizados y aprovechan el desarrollo de las Tecnologías de la Información y otras son una mix entre digitales, presenciales y/o manuales.

Un servicio de Administración de Documentos puede ser de mucha ayuda para las empresas, ya que ahorran tiempo y recursos en materia de costo en papelería, clasificación, almacenamiento de documentos, sin mencionar la gran contribución que prestan cuando se realizan auditorías, ya que como se ha dicho anteriormente, se puede conocer y evaluar el ciclo de vida de un documento en la empresa.

Recepción y Digitación

Gestión Documentos Legales

Clasificación y Coordinación

Actividades relacionadas con la recepción de documentación legal/administrativa y la digitación de la misma (o ingreso) a los sistemas y/o procesos organizacionales, en las unidades respectivas del Cliente.

Se clasifica la documentación para una adecuada trazabilidad y seguimiento para su almacenamiento o disposición segun políticas de retención del Cliente.

Actividades relacionadas con el apoyo a la gestión de los documentos legales de una organización. Entre las de mayor significación se encuentran:
- Gestión de proveedores o facilitadores de; Impresión, foliado, timbraje entre otras.

- Distribución intraorganización del Cliente de los documentos.

- Impresión Libros Legales o equivalentes.

Las actividades asociadas a este tipo de servicio, son las relativas a la gestión, clasificación del almacenamiento de la documentación ya sea en forma interna a la organización del Cliente o con proveedores externos, posibilitando mantener un adecuado seguimiento según las directirces del Cliente.